کلیدهای مدیریت زمان

بسیاری از ما بندرت دست از کار می کشیم و فکر می کنیم مشغول انجام چه کار بزرگی هستیم و مهمتر از همه ،باید بپرسیم چرا به آن اولویت بخشیده ایم که در درجه اول داریم آنرا انجام می دهیم.به تدریج تقییراتی در چگونگی استفاده از وقت خود ایجاد کنید و بدین وسیله تضمین کنید که توجه خود را بر کارهای مهم متمرکز کنید.

کارایی یا تأثیر

مسئله که در مدیریت زمان مهم است ،درک تفاوت بین کارایی و تأثیر است.کارایی:انجام دادن درست کارهاست،تبعیت از قوانین،روندها و نظام هایی است که مناسب هستند.تأثیر:انجام دادن درست کارهاست،توجه به آن مسائلی که باید در موقعیت بخصوصی انجام شوند تا نتایج مثبتی به بار آورند.ما غالبا وقت زیادی صرف می کنیم تا کار آمد باشیم به جای اینکه بر موثر بودن متمرکز شویم.

آگاه بودن از شغلتان

اگر شما در سمتی مشغول به کار کنند،ممکن است برای توضیح آنچه که باید انجام دهید شرح وظایفی داشته باشید،اما آنچه واقعا ما انجام می دهیم بعضی وقت ها هیچ شباهتی به شرح وظایف مکتوبمان ندارد .ایده شرح وظایف ،روش عملی است که بر رسیدن به نتایج مثبت  تمرکز دارد.شرح وظایف را می توان با مطرح کردن سوالاتی همچون:”هدف از کار من چیست؟من باید به چه نتیجه برسم؟” تعیین کرد باید سعی کنید این توضیح را به یک تک جمله منحصر کنید.

چگونه باید وقت خود را بگذرانیم؟

ما به عنوان یک انسان ترجیح می دهیم کارهای را انجام دهیم که دلخواه مان است و نه اجباری.ما گاه خودمان را درگیر کارهای بی اهمیت می کنیم و آنگاه به توجیح خود مشغول می شویم،در حالی که کارهای اساسی تر را معوق می گذاریم.به این حالت وقت کشی می گویند که یکی از بزگترین موانع ایجاد تغییر در روش گذران عمرمان است.

اکثر ما عادت داریم کارهای را به تعویق بیندازیم ،در حالی که بعضی وقت ها می ارزد که بعضی از کارها را به تعویق بیندازید و انتخاب را بررسی کنید ،شما واقف هستید که دیر یا زود مجبورید آن کار را انجام دهید ،شگفت انگیز است چقدر وقت و انرژی و خلقیت و تفکر صرف به تعویق انداختن آنها میکنید ،اگر این انرژی صرف تحقق آنها شود و نه اجتناب از آنها فکر کنید چقدر زندگی تان آسان تر می شود.

اول چه کارهایی را انجام دهیم؟

بسیاری از ما کارهای بسیاری زیادی داریم که انجام می دهیم .در آنصورت چگونه تصمیم می گیرید چه کار کنید و به چه ترتیبی؟یک راه برای جواب این سؤال روش ۲۰/۸۰ می باشد .ای روش بیان می دارد که که تعداد نسبتا اندکی از علل به درصد بزرگی از معلول ها منجر می شوند.به عبارت دیگر بعضی از کارها سود آور تر از بقیه هستند.راز این امر در این است که بدانیم آن کارها کدامند تا روی آنها تمرکز کنیم.

چطور خودتان را منظم کنید؟

مشغول انجام هر کاری که هستید ،تخمین اینکه چقدر زمان می برد،دشوارترین مهارت است که باید یاد بگیرید.هرگز مدت زمان انجام کارها را کم تخمین نزنید .سعی کنید قدری زمان احتیاطی را اضافه کنید.

هر روز روش کار کردن خاصی دارد ،آنچه که برای بعضی از روز ها موثر است ،برای بقیه موثر نیست.هر روز تلاش های خود را صرف کارهای کلیدی کنید، به بازدهی کار فکر کنید نه به فوریت آن.

دفتر کار بدون استفاده از کاغذ

مهندسی محیط کار ،بررسی رابطه بین کارگران و محیط آنهاست.مقدار زیادی تفکر صرف طراحی نقشه اولیه محل کار می شود تا افراد بتواند راحت ،سالم،خلاق و سودمند باشند.

درحالی که بسیاری از افراد خوشحال هستند از اینکه در دفتر کار درهم ورهم  کار میکنند غافل اند از اینکه مغز می تواند در یک زمان آگاهانه فقط روی بخشی از اطلاعات تمرکز کند.هرچه خرت و پرت بیشتری  داشته باشید،بیشتر وسوسه خواهید شد که آنها را بردارید و نگاه کنید و احتملاً حواستان از کاری که باید انجام دهید منحرف می شود.براورد شده است افرادی که میز کار درهم  دارند ممکن است هر روز تا ۴۵ دقیقه وقتشان را صرف پیدا کردن کاغذ و اسناد گم شده کنند.روش ؟ روش خوبی برای مدیریت کاغذ ها می باشد:آنرا به کس دیگری بدهید/آنرا به کار گیرید/آنرا دور بیندازید /آنرا ارسال کنید.این روش از ایده ای که میگوید فقط یکبار به کاغذ دست بزنید  گرفته شده است.

کنترل ارتباط

ارتباط رگ حیاطی هر سازمان است،بدون آن ما نمی توانیم زندگی کنیم.تحقیقات نشان می دهد ما هشتاد درصد از روز خود را صرف برقراری ارتباط  می کنیم،حدود نیمی از این وقت صرف گوش کردن می شود.در اینجا پیام اینست که گوش کردن اولین مهارتی است که ما از دوران کودکی یاد می گیریم،مهارتی که بیشتر از همه کاربرد دارد.فراموش نکنیم ،تفاوت عمده بین  بین شنیدن و گوش دادن وجود دارد.اکثر مردم می شنوند،تعداد کمی واقعا گوش می دهند.اشتباهات متداول شامل موارد زیر می باشد:سرعت تفکر مغز بیش از سرعت صحبت کردن افراد است،بدین معنی که ما مقدار زیادی از وقت آزاد خود را صرف انتقاد از آنچه که گفته شده و برنامه ریزی برای پاسخ گویی آن می کنیم./بخواهید حرف بزنید و از این رو حرف دیگران را قطع می کنید /آنچه را که می خواهید بشنوید  نه پیام مورد انتظار را/…

چطوری گوش دهیم؟قبول کنید که کار سخت مهارتی است که اکثر ما برای آن آموزش ندیده ایم.سعی کنید:به یاد داشته باشید شما باید درگیر صحبت های فرد مقابل باشید./یاداشت های بردارید/برنامه ریزی کنید که آنچه را که شنیده اید به دیگری منتقل کنید./حضور ذهن داشته باشید/از موجبات حواس پرتی اجتناب کنید/آگاه باشید که کی ذهن شما مونهرف می شود.گوش دادن یک مهارت و هدیه است آنرا سخاوتمندانه ببخشید.مطرح کردن سؤالات (به عنوان روشی برای سنجش درک خود) راهی است برای نشان دادن این که شما دارید گوش می دهید .با مطرح کردن سوالات ماهرانه به منظور کسب اطلاعات مورد نیاز خود در وقت صرفه جویی کنید.

تلفن و راه های برخورد با آن!

تلفن بر زندگی ما مسلط شده است چرا که مردم فکر می کنند باید ۲۴ ساعته در دسترس باشند.اولین کاری که باید بکنید این است که باید فقط از تلفن زمانی استفاده کنید که ضروری است.همچنین فراموش نکنید که هنگام استفاده از تلفن برای تجارت ،مردم،برداشتی از شرکت شما و سازمانتان می کنند و اینکه چطور تجارت شما اداره می شود .کسب خواهند کرد.هنگام بحث آرام از تلفن اجتناب کنید.از پست صوتی و ایمیل سود جویید تا شما را در مدیریت زمان یاری دهد ولی بیش از آن استفاده نکنید چون افراد ترجیح میدهند با فرد صحبت کنند تا دستگاه.برنامه ای برای رسیدگی به ایمیل های خود تنظیم کنید مثلاً اوقات ثابتی از روز را تعیین کنید.این امر زمان پاسخ دهی مناسبی را برای شما تضمین می کند و در جلوگیری از جمع شدن پیام ها در جعبه پستی شما موثر است./موضوع  های ایمل ها را سریعا مرور کنید و بلافاصله تصمیم بگیرید کدام ها را حذف کنید.فقط ایمیل های طولانی را چاپ کنید و بقیه را از روی مانیتور بخوانید.