1-قدم اول:

توجیه مدیریت ارشد سازمان نسبت به مزایا و مراحل کار و همچنین نقش مدیریت ارشد در مراحل مختلف استقرار تا اخذ نتیجه :

از آنجائیکه در ویرایش 2000 استاندارد ایزو 9000 نقش مدیریت و بویژه مدیریت منابع از الزامات اصلی می باشد، بنابراین مرحله توجیه مدیریت و کسب اعتقاد و همراهی وی و پشتیبانی مستمر او از اهم فعالیتهای آغازین می باشد. در صورت کمرنگ شدن تعهد و پشتیبانی مدیریت، استقرار ایزو اثر بخش نخواهد بود. برای اطمینان از اجرای اثر بخش سیستم کیفیت، مدیریت یک نفر از مدیران اجرایی را به عنوان نماینده مدیریت معرفی می نماید. این فرد زیر نظر مدیریت فعالیت داشته و وظیفه نظارت بر اجرای نظام مدیریت کیفیت را بعهده دارد.

2-قدم دوم:

برنامه ریزی منابع مورد نیاز برای استقرار سیستم مدیریت کیفیت:

توصیه می شود یک روش اجرایی برای استقرار سیستم تعریف و نقش تمامی افراد درگیر در پروژه مشخص شود و افرادی که بعنوان کمیته های راهبری، اجرایی، مستند سازی، ممیزی داخلی در مراحل استقرار خواهند داشت و نقش سایر واحد ها از قیل واحد های اداری و مالی در برقرار تسهیلات از جمله تامین امکانات اداری، چاپ، تکثیر و تامین نیروی انسانی مورد نیاز مشخص گردد.

3-قدم سوم:

برگزاری آموزش های عمومی و   تخصصی:

این آموزش ها شامل برگزاری سمینارهای عمومی مدیریت کیفیت،   کلاس های آشنایی با الزامات و نیاز   مندیهای استاندارد، مستند سازی و   ممیزی خواهد بود.

4-قدم چهارم:

شناسایی فرآیند ها و اهداف و تدوین مستندات مربوطه:

این مستندات می تواند شامل نمودار های فرآیند ها، نظامنامه ، روش های اجرایی، دستورالعمل های کاری و هر گونه فرم های مورد نیاز نظام کیفیت باشد.

5-قدم پنجم:

اجرای مستندات و برنامه های رسیدن به اهداف:

از آنجائیکه اجرای برنامه های رسیدن به اهداف تعریف شده توسط مدیریت در تمامی واحد ها لازم الاجراء می باشد، لذا این قدم می بایست با نظارت مدیریت ارشد سازمان یا نماینده مدیریت انجام و منابع مورد نیاز تخصیص داده شود.

6-قدم ششم:

ممیزی داخلی و اندازه گیری فرآیند ها:

اندازه گیری فرآیند ها از طرق مختلف انجام   می شود. یکی از راه های ارائه شده دراستانداردانجام ممیزی داخلی است. ممیزین داخلی از درون سازمان هستند که مسئولیت  کنترل و نظارت   بر اجرای برنامه های به اهداف را مطابق روش اجرایی ممیزی داخلی بر عهده خواهند داشت. در   صورتیکه گزارش ممیزین   داخلی نشان  دهنده  عدم اجرای برنامه ها و مستندات باشد، در این صورت مدیریت باید نسبت به رفع موانع اقدام نموده و با برگزاری جلسات با مدیران واحد ها نسبت به توصیه اقدامات اصلاحی و اعلام حمایت و پشتیبانی خود اقدام نماید. در صورتیکه گزارش ممیزین داخلی مواردی را در خصوص عدم انطباق نشان ندهد در این صورت سازمان برای ممیزی خارجی( قدم بعدی) آماده می باشد.

7- قدم هفتم:

انجام ممیزی خارجی:

این مرحله ، آخرین مرحله استقرار نظام مدیریت کیفیت است. در این مرحله ممیزین شرکت گواهی کننده پس از آمادگی اولیه نسبت به حضور در محل سازمان متقاضی اقدام نموده و نسبت به ممیزی نظام مدیریت مطابق با استاندارد درخواستی اقدام می نمایند. در صورتیکه برنامه های لازم مطابق استاندارد تدوین، اجراء و اثبات شود در این صورت سازمان برای اخذ گواهی توصیه شده و گواهینامه خود را دریافت خواهد کرد و در غیر این صورت می بایست در زمان مقرر نسبت به اصلاح خود اقدام نماید. گواهینامه صادر شده سه سال اعتبار داشته و در طول این مدت سالی یک یا دوبار به منظور اطمینان از تداوم رعایت الزامات استاندارد نسبت به ممیزی های مراقبتی اقدام خواهد شد .

مزایای ثبت سیستم مدیریت برای سازمانها :

شرکتها و سازمانها صرفنظر از نوع و اندازه و میزان سود آوری علاقمندی زیادی برای ثبت سیستمهای مدیریتی همچون ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001 دارند، زیرا باید نیازهای بازار، رضایت مشتری یا نیازمندیهای قانونی و تجاری را پوشش دهند. اجرای سیستماتیک و موفق این استانداردها با هدف ارتقاء بهره وری و کاهش هزینه موجب می شود سازمانها از قابلیت رقابتی بالا برخوردار گردند و به سود آوری برسند.

بعلل اساسی علاقمندی سازمانها برای دریافت گواهینامه های استاندارد بین المللی ISO عبارتست از:

بهبود فرآیند های سازمانی

تولید محصول با کیفیت بهتر

کمک به بازاریابی و فروش بیشتر محصول و ایجاد تقاضا

حصول اطمینان ازبرآورده سازی نیازها و انتظارات مشتریان

آمار ها نشان میدهد از مزایای استقرار و ثبت سیستمهای مدیریت کیفیت در شرکتها میتوان به موارد زیر اشاره نمود:

83% بهبود کنترل مدیریت گزارش

70% بهبود واقعی در ارائه خدمات به مشتریان

64% موفقیت در انعقاد قرارداد فروش و ارائه خدمات

48% افزایش سهم بازار

تعداد زیادی از شرکتها و موسسات دولتی از تامین کنندگان خود درخواست ثبت سیستم مدیریتی همچون ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001 جهت رعایت حداقل شرایط شرکت در مناقصات و انعقاد قرارداد را دارند. این موضوع بخصوص برای موسسات و شرکتهایی که تمایل به همکاری با اتحادیه اروپا و کشورهای عضو تجارت جهانی را دارند از اهمیت خاصی برخوردار است. به نحوی که شرط مهم و اساسی در انعقاد قرارداد تامین کننده، ثبت سیستم مدیریتی می باشد.

در حال حاضر در بین صنایع مختلف در داخل کشور ثبت گواهینامه های ISO به عنوان یک نیازمندی بدیهی جهت حفظ توانایی رقابت و کیفیت محصول و رعایت قوانین و مقررات دولتی به شمار می آید.